Sık Sorulan Sorular
Organizasyon için ne kadar önceden başlamalıyım?
Etkinliğin türüne ve ölçeğine göre değişir. Düğün ve büyük kurumsal etkinlikler için birkaç ay, küçük kutlamalar için birkaç hafta önceden başlamak çoğu zaman uygundur. Yoğun sezonlarda (ilkbahar, yaz, yılbaşı) takvim daha erken dolabilir. Mekân ve tedarikçi müsaitliği, planlamanın en belirleyici unsurlarıdır.
Tam organizasyon ile gün koordinasyonu arasındaki fark nedir?
Tam organizasyonda planlama, tedarikçi seçimi, tasarım, bütçe yönetimi ve etkinlik günü uygulaması bir arada yürütülür. Gün koordinasyonunda ise planlama ve tedarikçileri siz hazırlarsınız; bizim ekibimiz yalnızca etkinlik günü akış ve saha yönetimini üstlenir. Kapsam, teklifte yazılıdır ve bütçeyi doğrudan etkiler.
Fiyat hesaplayıcı sonucu kesin mi?
Hayır. Fiyat hesaplayıcı, girdiğiniz bilgilere göre tahmini bir bütçe aralığı verir. Kesin fiyat; mekân, tarih, kişi sayısı, kapsam ve tedarikçi maliyetlerine göre hazırlanan yazılı teklifle belirlenir. Hesaplayıcı sonucu bağlayıcı bir teklif değildir ve tutarlar örnektir.
Tedarikçileri siz mi seçiyorsunuz, ben mi?
İki şekilde de çalışabiliriz. Tedarikçi seçimini bize bırakabilir ya da tercih ettiğiniz bir tedarikçi varsa bunu belirtebilirsiniz. Seçimde sizin tercihleriniz ve bütçeniz esas alınır. Tedarikçilerle sözleşme koşulları, fiyat ve sorumluluklar, teklifte açıkça yazılır. Tedarikçi performansı için koordinasyon sağlarız.
Hava kötü olursa açık hava etkinliği ne olur?
Açık hava etkinliklerinde B planı hazırlamayı önemseriz: kapalı alternatif, çadır ya da ertelenme gibi seçenekler baştan konuşulur. Hava durumu nedeniyle yapılacak değişiklikler ve olası ek maliyetler, sözleşmede ya da teklifte yazılı belirtilir. Hava koşulları öngörülemez olduğundan, bir sonuç taahhüdünde bulunamayız.
Bütçemi aşarsam ne olur?
Teklifte yer alan kalemlerin dışına çıkılması gerekirse, bu size önceden bildirilir ve onayınız alınmadan ek maliyet oluşturulmaz. Bütçeyi baştan gerçekçi kurmak, ek maliyet riskini azaltır. Plan sürecinde bütçe tablosu düzenli olarak paylaşılır ve takip edilir. Bütçeniz kısıtlıysa, öncelikleri birlikte belirler ve kapsamı buna göre kurarız.
Etkinlik iptal edilirse ya da ertelenirse ne olur?
İptal ve erteleme koşulları sözleşmede yazılıdır ve etkinlik tarihine yakınlığa göre değişir. Tedarikçilere yapılmış ödemeler ve kapora, tedarikçilerin kendi iptal koşullarına bağlı olarak iade edilemeyebilir. Mücbir sebepler için ayrı bir hüküm sözleşmede yer alır. Bu konuları sözleşme öncesinde yazılı olarak netleştirmenizi öneririz.
Çocuklu etkinliklerde nelere dikkat ediyorsunuz?
Çocuk etkinliklerinde güvenlik, gözetim, yaş uygunluğu ve alerjen duyarlılığı özel olarak ele alınır. Dekor ve oyun alanları güvenli malzemelerle hazırlanır; animasyon ve atölye etkinlikleri yaşa uygun seçilir. Ancak çocukların gözetimi, ebeveynlerin sorumluluğundadır. Pasta ve ikramlarda alerjen bilgisi önceden paylaşılmalıdır.